Qual a diferença entre Nota fiscal eletrônica e DANFE ?

É muito comum entre as empresas, independente do porte, haver confusão entre o que é uma nota fiscal eletrônica ( NFe ) e o que é o DANFE (Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica).

Esta falta de entendimento pode levar a problemas já que é comum por causa dela, a empresa armazenar os DANFE como se estivesse armazenando as NFe dentro do que é necessário pela legislação.

A NFe é um arquivo digital, em formato XML e que deve ser obrigatóriamente enviado, através de e-mail, pelo vendedor da mercadoria ao comprador da mesma. Este arquivo, tal como as antigas notas impressas, deve ser armazenado pelo prazo de 5 anos.

Já o DANFE, é um documento em papel, que deve acompanhar a mercadoria em seu trânsito desde o vendedor até as dependências do estabelecimento do comprador.

Em resumo :

1. A NFe é um arquivo, em formato XML que substitui as antigas notas fiscais impressas devendo como elas, serem armazenados dentro do previsto pela legislação.
2. O DANFE é um documento impresso que tem por objetivo acompanhar as mercadorias comercializadas desde o estabelecimento do vendedor até o estabelecimento do comprador.

A imagem abaixo mostra um modelo de DANFE :

A imagem abaixo mostra trecho de um arquivo XML. Nesta arquivo as informações são organizadas em grupos dados do emitente, do destinatário, os produtos, etc. Cada ítem é identificado por um rótulo chamado TAG. :

A descrição do produto é indicada pela TAG xProd. O código fiscal da operação ( CFOP ) é indicado pela TAG CFOP. O valor uniário é definido pela TAG VUnCom, a unidade de medida é definida pela TAG UCom, a quantidade pela TAG qCom e assim por diante.

Esta estrutura de TAGs no arquivo XML é definida a partir de um padrão nacional de forma que seja qual for o estado onde a nota fiscal do produtor, o padrão de geração da notas será sempre o mesmo.

Ouros pontos importantes são :

1. O DANFE não contém todas as informações que estão presentes no arquivo XML da nota fiscal eletrônica do produtor. Desta forma quando se trata de enviar ao contador uma nota para verificação e consistência da mesma antes de sua emissão, deve-se enviar o arquivo XML e não o DANFE.
2. O DANFE possui um código de barras com a chave da nota. Desta forma, caso a carga seja fiscalizada, o fiscal poderá usar a chave da mesma para consultar seu status na Receita Federal já que caso após a emissão a nota seja cancelada ou ajustada por uma carta de correção, o DANFE não irá conter estas informações.