Gestão Financeira da Fazenda e o Livro Caixa Digital do Produtor Rural

Até poucos anos atrás, a gestão financeira de muitas fazendas era feita com a utilização de planilhas. Planilhas de compras , planilhas de vendas, planilhas de estoque, planilhas para acompanhamento dos custos de produção.

Planilhas versus Softwares de Gestão para Emissão das NFe e Gerar o LCDPR

A partir da necessidades de emissão das notas fiscais eletrônicas do produtor, muita coisa começou a mudar já que para emitir suas notas com agilidade, muitos produtores passaram a adotar softwares de gestão integrados ao invés de consituar a emitir através dos portais das secretarias da fazenda.

Surgiu então o Livro Caixa Digital do Produtor Rural como mais uma obrigação que tornava a utilização de planilhas incompatível com esta necessidade já que para gerar o LCDPR é necessária uma rotina de apontamento de dados em muitos aspectos semelhante ao trabalho já feito em planilhas tornando portanto o trabalho com planilhas redundante tendo em vista ser práticamente inviável gerar o LCDPR através de planilhas.

Vantagens de um Software de Gestão Integrado

Entre os benefícios de utilizar um software de gestão integrado em substituição as planilhas, temos entre outros, os seguintes pontos :

1. A entrada de dados através de um software de gestão é facilitada pelo fato de o mesmo organizar as informações de forma apropriada nativamente. Assim por exemplo para registrar as informações de uma compra, teremos todos os campos para informações da nota, dos produtos, previsão de pagamentos, etc.
2. O software de gestão aproveita de forma mais eficiente o trabalho do operador fazendo por exemplo que os produtos discriminados em uma operação de compra já alimentem o estoque quando os dados da compra forem gravados. Outro exemplo é quando um título for quitado, as informações do mesmo já estejam disponíveis de forma automática para o LCDPR.
3. A lógica interna das planilhas demanda grande esforço em sua manutenção sendo este esforço em geral a custa de tempo e dedicação dos proprietários ou gerentes que nesta tarefa acabam dedicando preciosas quantidades de tempo que seriam melhor aplicadas usando suas especialidades na atividade fim da fazenda. Um software de gestão traz em si esta lógica já definida internamente podendo então se manter o uso de planilhas como um complemento as informações do software quando necessário mas neste caso com um nível de simplicidade muito maior e consequentemente demandas de esforço extremamente menores.
4. Os softwares de gestão modernos trabalham com seus bancos de dados em nuvem, a partir de infraestruturas extremamente profissionais de empresas como a Microsoft ou Amazon. Desta forma, além de permitir aos usuários do software acessarem suas informações a partir de qualquer lugar com conexão de Internet, ficam livres de responsabilidades como fazer o backup de seus dados. Quem nunca lidou com aquela situação onde A máquina pegou vírus e o técnico formatou sem verificar se era necessário fazer backup ?
5. As informações armazenadas no banco de dados do software de gestão terão sempre uma única versão enquanto planilhas distribuídas de forma aleatória podem em muitas situações gerar análises incorretas por estarem baseadas em versões desatualizadas de dados.
6. Para gerar o LCDPR é emitir notas fiscais eletrônicas de forma ágil é sempre necessário usar um software de gestão integrada de fazendas.

Softwares de Gestão Integrados e o LCDPR

Em um software para fazendas bem projetado a geração do Livro Caixa Digital do Produtor Rural não é uma tarefa a parte e sim uma conseqência do registro e gestão financeira das compras e vendas ocorridas na fazenda.

A Geração do LCDPR é Consequência da Rotina de Gestão Financeira

Um software de gestão de fazendas como o FarmPlus, maximiza o aproveitamento do trabalho dos operadores fazendo com que as informações estejam sempre integradas.

Vamos para exemplificar o que acontece quando os dados de uma nota fiscal de compra forem inseridos no programa :

1. Registramos os dados da nota com a data da compra, número da nota, fornecedor, produtos adquiridos com respectivos preços e quantidades e também as obrigações ou seja boletos a serem pagos com datas de vencimento e valores.
2. Os boletos alimentarão o contas a pagar ( ou contas a receber em se tratando de uma venda )
3. Os produtos relacionados alimentarão o estoque com as quantidades adquiridas e respectivos valores de referência.
4. Na medida em que as obrigações a pagar ou receber forem tendo suas baixas informadas, estes títulos alimentarão de forma automática o LCDPR.
5. Os produtos armazenados no estoque, terão sua utilização ocorrendo no dia a dia na medida em que vão sendo usados no campo seja nas lavouras seja no gado em operações de rotina como plantio, aplicação de herbicidas etc na agricultura ou vermifugações, vacinações e outras na pecuária.
6. O uso dos ítens de estoque na agricultura e na pecuária colabora para formar os custos de produção das lavouras e lotes de animais.

As sequências de procedimentos que descrevemos aqui são apenas algumas que mostram como os dados são trabalhados de forma integrada em um software para fazendas como o FarmPlus.

A formação dos custos de produção das lavouras envolvem outros elementos como rateios das despesas administrativas e outras não ligadas diretamente as lavouras, custos com mão de obra, com máquinas e com atividades gerais realizadas pelas máquinas na propriedade.

O importante aqui é mostrar como a utilização de um software projetado especialmente para o gerenciamento da fazenda, permite ao mesmo cumprir obrigações como a elaboração do LCDPR e gerar notas fiscais eletrônicas de forma muito mais simples e, é claro levar ao mesmo informações que permitam ao mesmo administrar sua fazenda com mais eficiência e lucratividade.

As planilhas são excelentes quando usadas de forma pontual. Mas como os remédios, seu uso em altas dosagens é sempre indesejável.