Fazendo um Lançamento no Livro Caixa Digital do Produtor Rural na Prática

É comum o produtor ou contador se assustar quando se depara com a necessidade de entregar o Livro Caixa Digital do Produtor Rural.

Dúvidas comuns são :

  1. É muito complicado ?
  2. Quais as informações que deverei ter ?
  3. Como é o layout ?
  4. Posso usar o Excel para gerar o LCDPR ?
  5. Como é a entrega do arquivo a Receita Federal ?
  6. Etc...

De nosso ponto de vista, todas as questões acima são fáceis de responder e a elaboração do LCDPR é simples mas é claro requer tempo já que o volume de lançamentos em geral será elevado para a maior parte das fazendas.

Por outro lado, fazer os lançamentos propriamente ditos é uma tarefa em si simples principalmente quando a ferramenta utilizada for prática.

Quais as informações necessárias para cada lançamento no LCDPR ?

As informações necessárias a cada lançamento no LCDPR são as seguintes :

  1. A data na qual o correu o pagamento de uma despesa ou o recebimento de uma receita.

    2. São registradas no LCDPR apenas operações referentes a pagamentos ou recebimentos efetivamente ocorridos e a data indica quando houve o pagamento ou o recebimento.

  2. A identificação do cliente ou fornecedor associado ao lançamento

    3. Toda transação deverá estar sempre relacionada a um CNPJ ou CPF. Assim, sempre teremos um cliente, fornecedor, funcionário ou outros participantes sendo informados nos lançamentos. No caso específico da folha de pagamento a Receita Federal permite que ao invés de discriminar cada funcionário com lançamentos individuais, seja feito um lançamento integral do valor da folha indicando como participante o próprio produtor rural.

  3. O tipo do lançamento

    4. Há 3 tipos de classificações possíveis previstas no layout padrão : Receita , Despesa e Receita de produtos entregues no ano referente a adiantamento de recursos financeiros

  4. A conta utilizada para a transação

    5. Todo lançamento deve estar ligado a uma conta que pode ser uma conta bancária, uma conta caixa ou a conta numerário em trânsito.

  5. O tipo de documento associado a transação

    6. A receita Federal prevê os seguintes tipos de documentos devendo um deles ser relacionado a cada lançamento : Nota fiscal , Fatura, Recibo, Contrato, Folha de pagamento, Outros.

  6. O número do documento associado a transação

    7. O número do documento é opcional mas é importante sempre preenchê-lo de forma a localizar com facilidade a operação sempre que seja necessário.

  7. O histórico

    8. O histórico é um campo de preenchimento livre por parte do operador. Aconselhamos sempre que o mesmo seja utilizado para descrever detalhadamente a transação possibilitando no futuro entender a razão da mesma em eventuais consultas e auditagens.

No vídeo abaixo você assistir como é fazer um lançamento no LCDPR na prática.

Livro Caixa em Excel - É possível ?

As planilhas Excel são uma ferramenta largamente utilizada para os mais diversas finalidades na administração de fazendas

Muitas vezes o produtor começa a usar estas planilhas na gestão de suas finanças e logo vai ampliando o uso para finalidades como controle de peso do gado, aplicações nas lavouras e outros.

O nível de complexidade até onde podem ir os controles por planilhas é uma questão a ser discutida mas na medida em que a complexidade destes controles aumenta, surgem problemas como inconsistências por haver múltiplas origens para um mesmo tipo de informação e dependência excessiva da pessoa que criou as planilhas para sua manutenção sendo que esta pessoa, muitas vezes é o próprio produtor que poderia estar mais disponível para a gestão técnica / financeira do que atuando como elaborador de planilhas.

De qualquer forma, quando surge a necessidade de entregar o Livro Caixa do Produtor, havendo registros em Excel dos pagamentos e recebimentos. é comum se cogitar sobre a possibilidade de gerar o Livro Caixa do Produtor em Excel.

Entendemos ser desaconselhável esta alternativa tendo em vista qua a complexidade do layout do Livro Caixa do Produtor, a necessidade de rateios de receitas e despesas entre sócios, a possibilidade de ajustes de layout pela Receita Federal entre outras, tornam muito mais adequado elaborar o Livro Caixa do Produtor usando um software específico para esta finalidade.

O uso de um software específico, além de facilitar a geração do Livro Caixa Digital do Produtor, também permite o uso de informações externas como arquivos de notas fiscais eletrônicas, extratos bancários e informações disponíveis em softwares financeiros já em uso, para acelerar a geração dos lançamentos.